【freee会計 ワンポイント解説】freee会計でモバイルSuicaをAPI連携する時の会計処理と自動登録設定

前回の記事ではfreee会計の口座登録時の残高ズレを解消する方法を解説しました。

今回は①そもそもモバイルSuicaを利用する際にどのように仕訳を起票すべきなのかという点と、②モバイルSuica APIの連携する際の自動処理ルールの登録設定の仕方を解説します。

これを読めば毎日の旅費交通費計上の経理作業がほぼ完全に自動化されます。

※【免責事項】当記事は投稿日時点に施行される法令に基づき一般的な取扱いを記載したものです。閲覧者が当記事を参考にして行った税務申告は閲覧者自身の責任によって行われ、当記事の内容に誤りがあり閲覧者に損害が生じた場合でも当事務所は責任を負いません。

モバイルSuicaに関連する想定仕訳

まずは、モバイルSuicaを事業用に利用した際にどういった仕訳を起票すれば良いのかを整理します。

1-1.モバイルSuicaに5,000円分のデビットチャージ（クレジットチャージ）したとき

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
預け金 （モバイルSuica)	5,000円	未払金 （VISA,JCB等）	5,000円

チャージ時に経費として取り扱うことは認められていません。チャージした金額は発行体（モバイルSuicaの場合、JR東日本)に対する預け金（資産項目）として振替して、実際に残高を利用したタイミングではじめて経費（費用項目）にすることが出来ます。

勘定科目の名称について
モバイルSuicaを口座として登録するとデフォルトでは「その他預金 / 現金・預金」とされますが、勘定科目の名称が「預け金」であっても、「現金・預金」であっても税金計算上特段問題はありません。

1-2.券売機にてプライベートの財布からモバイルSuicaに5,000円分の現金チャージしたとき

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
預け金 （モバイルSuica)	5,000円	事業主借	5,000円

上記1-1.と同様にチャージ時は預け金（資産項目）として振替します。プライベートの資金を事業に一時的に立替して投入した場合は「事業主」勘定を使用します。

1-3.券売機にて事業用の財布からモバイルSuicaに5,000円分の現金チャージしたとき

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
預け金 （モバイルSuica)	5,000円	現金	5,000円

事業用の現金を使ってチャージした場合は、相手勘定は「現金」になります。「現金」という資産がマイナスされ、同額の「預け金」という資産が増加するイメージです。

2.電車等の公共交通機関の利用によりモバイルSuicaの残高を200円分消費したとき

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
旅費交通費 （消費税：課税10%)	200円	預け金 （モバイルSuica)	200円

実際にモバイルSuicaを事業遂行のために公共交通機関での移動に利用した場合は、借方「旅費交通費」の科目で経費として計上し、貸方は同額の「預け金」のチャージ残高を減少させます。

3.事業と関係のない買い物によりモバイルSuicaの残高を500円分消費したとき

借方科目	借方金額	貸方科目	貸方金額
事業主貸	500円	預け金 （モバイルSuica)	500円

モバイルSuicaを事業と無関係の目的で利用した場合は、経費として計上することが出来ません。事業主に対する貸付と考えて借方は「事業主貸」という資産で処理し、貸方は同額の「預け金」のチャージ残高を減少させます。

プライベート利用と事業利用が混在する場合
上記はモバイルSuicaを100%事業目的で使用する場合の仕訳を解説しました。モバイルSuicaを事業用とプライベート用の両方の目的で使用する場合については解説していませんが、この場合は後述する自動登録設定が出来なくなり、手動で仕訳を起票するしかなくなるため、避けるべきです。
対処法としてはたとえば事業用にはスマートフォンでモバイルSuicaを使用し、プライベート用にはICカードのSuica等の交通系カードを別途利用するといった使い分けをすることで経理が楽になります。

自動登録ルールの設定

STEP1.振替口座の作成

自動登録ルールを作成する前に、まずはfreee会計上にモバイルSuica専用の架空の口座（通過勘定）を手動で登録します。

下図のようにモバイルSuicaのAPIとデビットカード（クレジットカード）の間にひとつ仮想の口座をかませるイメージです。こうすることでデータ連携にズレ（残高ずれ）が起きるときにどの口座が原因でずれが起きているのかを特定しやすくなるため、おすすめです。
※freee会計のセミナーでテクニックとして教わった内容です。こちらに柏木先生の詳しい解説動画があります。

まずは、freee会計のトップメニューから「口座の一覧・登録」をクリックします。

続いて「現金・その他」をクリックします。すると、口座の登録画面がでてくるので「現金・その他」を選択し、「資産の口座（小口現金・仮払金など）を登録する」から任意の口座名を入力します。

ここでは振替(モバイルSuica)という口座名にしてみました。

登録が完了すると、トップページの左下に次のように「振替（モバイルSuica)」という口座が残高ゼロ円で新規に作成されているはずです。

これで振替口座の作成が完了しました。

STEP2.自動登録（振替登録）ルールの設定

次に自動登録ルールとして口座間の振替ルールを設定します。

この振替の設定をしてあげないと、１回の取引において取引明細が２つ出てきてしまい二重計上の原因になってしまいます。

まず、「モバイルSuica」と「振替口座」の振替設定を登録します。

次に同様の手順で「デビットカード（クレジットカード）口座」と「振替口座」の振替設定を登録します。

この設定により取引明細が二重に表示されることはなくなりました。

デビットカードではなくクレジットカードの場合の留意点
この記事ではデビットカードを利用することでチャージ時に直接銀行口座から引き落とされることを想定して解説しています。クレジットカードを利用する場合は、クレジットカードと、引き落とし先の銀行口座との振替登録も必要になるため注意が必要です。

STEP3.自動登録(取引登録)ルールの設定

最後に「取引登録」のルールを設定します。

モバイルSuica APIと連携した際に、電車を利用した場合は、「電車」というキーワードが入ってくるため、今回は「電車」のキーワードが「部分一致」した場合に金額を問わず、「旅費交通費」として登録するように設定します。

登録キーワードはJR側の仕様変更で見直しが必要になる場合がある
登録キーワードは時々変更になることがあるため注意が必要です。同期しても同期残高と登録残高が一致していない場合や、通過勘定として作成した振替口座がゼロになっていない場合は、登録キーワードが変更になっている可能性があるため、適宜修正する必要があります。

API連携時の注意点
モバイルSuicaの利用データが更新されて同期できるようになるのは翌日になります。登録を実践される際には1日経ってから試してみるようにしましょう。

以上の手順で、モバイルSuica APIを同期した瞬間に①自動でチャージ取引が資産項目に反映され、②自動で過去の利用に応じた旅費交通費が経費として計上されるようになります。

【まとめ】経理を自動化するためのポイント
①モバイルSuicaの APIやデビットカード等の口座の 振替設定・自動登録ルールの構築を適切に行う。
②事業遂行のための目的とプライベート目的を混在させて利用しない（freee会計と連携する際には事業遂行の目的のみに利用する）。

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