領収書・レシートはいつまで保存すれば良い？証憑保存の実務上の留意点

2026年10月23日

「レシートはいつまで取っておけば良いですか？」
「記帳が終わったらもう捨ててしまって大丈夫ですか？」

今回は顧問先から必ずいただく疑問点ですが、法律で保管することが決まっているので捨ててしまってはいけません。今回はレシート等の取引の証拠書類（証憑と呼びます）の保管ルールについて、分かりやすくまとめました。

法人は7年間、個人は5年間の保存は必須

最低でも、法人は7年間、個人事業主は5年間は保管する必要があります。

以下の通り、法律や対象者によって要求される保管年数が異なっています。

もし、細かなことを考えず保管年数だけ決めておきたいという場合には、10年間保存しておけば基本的には安全と考えられます。

なお、社内の管理規程で別途保管期限が定められている場合にはそちらも配慮することになります。

（参考）帳簿書類とは？
帳簿書類とは2つの書類を指します。

帳簿
帳簿とは、「お金の流れを記録した書類」を指します。例えば、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳が該当します。

書類
書類とは、「取引時に相手方から受け取る書類、または相手方に交付する書類」です。例えばレシート（領収書）、請求書、見積書、契約書、納品書、送り状が該当します。一般的に証憑と呼ばれるものです。

帳簿については、経理担当や顧問税理士にて電子ファイルで保管されていることが通常なので、あまり保管の心配をする必要は無いと思いますが、書類（証憑）に関しては事業者側で保管することが多いため今回は書類の保管について記事を書きました。

【ケース別のまとめ】帳簿や証憑の保管ルールは細かく分かれる

証憑の保管期限をケース別にまとめると以下のようなルールとなっています。

① 法人の場合

法律名	対象	保存期間	起算日
法人税法	全ての法人	7年間	一定の起算日（≒確定申告期限の翌日）
法人税法	青色繰越欠損金が生じた事業年度災害損失金額が生じた事業年度	10年間	一定の起算日（≒確定申告期限の翌日）
消費税法	消費税の仕入税額控除を行う事業者	7年間	一定の起算日（≒確定申告期限の翌日）
会社法	会計帳簿等	10年間	会計帳簿閉鎖時

上記は税法によるものです。例えば賃金台帳や出勤簿など労働基準法で定められているものなど、他の法令も参照する必要があります。

② 個人事業主の場合

法律名	対象	保存期間	起算日
所得税法	青色申告者	証憑書類：5年間決算書類：7年間帳簿類：7年間	確定申告期限の翌日
所得税法	白色申告者	証憑書類：5年間決算書類：5年間帳簿類：7年間	確定申告期限の翌日
消費税法	消費税の仕入税額控除を行う事業者	7年間	一定の起算日（≒確定申告期限の翌日）

前段で、個人事業主は5年間と記載しましたが、消費税の原則課税を行っている事業者については7年間は保存が必要となります。

必要な期間分を紛失・廃棄すると思わぬ増税も

特に、消費税で仕入税額控除を受けるためにはインボイス（適格請求書）の保存が要件となっています。法人税や所得税の損金（経費）の計算においては、インボイスが必ず必要というわけではありませんが、消費税は法定されているため思わぬ納税額の増加に繋がってしまうことからも注意が必要です。

また、レシート等の証憑が保存されていない場合、税務調査時に取引の根拠となる書類が無いということになりますので、証憑の保存が不十分な場合、税務調査において取引の実在性や経費の内容を立証できず、必要経費や損金の計上が認められないリスクがあります。また、帳簿書類が著しく不備な場合には、青色申告の承認取消しや、要件に応じて推計課税が行われる可能性があります。

レシートや領収書、請求書等の証憑を紛失や廃棄した場合はどうする？

まずは、購入先やサービスの提供元に再発行が可能か確認しましょう。

次に、以下のような取引の実在性が分かる書類が入手出来ないかを確認します。

ECサイトの購入履歴
注文確認メール
クレジットカードの利用明細
取引先とのメールのやり取り契約書
銀行口座の振込履歴・通帳

それでも難しい場合には、取引相手、取引日、取引金額、取引経緯など記憶にある範囲でメモしておきましょう。

メールやチャット、取引先システムで授受する電子ファイルに注意！

このようなものは電子取引と言います。電子取引については電子ファイル（データ）のまま保存しておく必要があります。印刷して他の書類とともに1冊のバインダーにファイリングし、データは削除するといった取扱いは認められていないため注意が必要です。

取引先のシステムにアクセスしてダウンロードする授受方法の場合、通常は2週間～6カ月程度にダウンロード期限が設定されておりそれを超過するとダウンロードが出来なくなることが多いためこまめに保存する必要があります。一方で、ECサイトや取引先のシステム上に電子取引データが保存されている場合、そのシステムが電子帳簿保存法の保存要件を満たしていれば、必ずしも自社でダウンロードして保存する必要はありません。ただし、必要な期間にわたりデータを閲覧・取得できることや、検索要件等を満たすことが必要です。実務上は、サイトの仕様変更やサービス終了によるデータ消失を防ぐため、自社でも保存しておくことを推奨します。

固定資産や保険など長期契約は永久保管を推奨

7年といった基準にかかわらず、「不動産の売買書類」、「固定資産の売買書類」、「契約期間が長期に渡る契約書（例：保険の契約書）」などについては、法定保管期限を超えて、貸借対照表に計上されたり、損金が発生する可能性があることから、将来の売却や廃棄、契約終了時まで保存しておく必要があります。

古い書類を紛失や毀損しないために工夫しよう

定期的に必ずファイリングする

受け取った書類を机の上に置いておく、長期間段ボールに入れておくといった運用を行うと紛失、毀損することが多いです。毎週末であったり毎月末など定期的にファイリング書類整理を行う習慣を付けることです。日々の業務に忙殺されるとどうしても後回しになってしまいがちです。書類整理の時間をカレンダーに繰り返しのタスクとして登録しておきましょう。